Projektový cyklus

Problematikou řízení projektů se podrobně zabývá projektový management, k němuž existuje velké množství literatury a specializovaných kurzů. Práci při projektovém managementu mohou usnadnit různé nástroje (MS Project, Primavera Project Planner atd.). Nejtěžší je ovšem samotný začátek. Uvádíme proto drobné tipy, postřehy a zkušenosti z projektové činnosti ve školním prostředí.

K tradičním projektovým postupům patří Projektový cyklus neboli život projektu od jeho vzniku až po uzavření. Jednou z variant je 5 fází cyklu:

  • Identifikace problému – vstupní formulace idejí projektu v termínech cíle, výsledků a aktivit projektu.
  • Plánování projektu – všechny detaily projektu jsou specifikovány na bázi proveditelnosti a posuzovány vzhledem k opatření a politikám. Nutná je analýza zainteresovaných skupin a rizik projektu, následuje tvorba logického rámce projektu.
  • Zajištění financování zahrnuje sestavení pracovního týmu, pracovního plánu (harmonogramu), rozpočtů a vyplnění přihláškyprojektu. 
  • Implementace je vlastní realizace projektu. Příjemce pomoci se při realizaci řídí obsahem smlouvy s po­skytovatelem a pravidly pro příjemce pomoci.
  • Zhodnocení představuje nejenom administrativní uzavření projektu, ale i vypracování závěrečné a hodnotící zprávy a sledování provozu a užívání výstupů.

PŘÍPRAVA PROJEKTU

Příprava projektu je v mnoha ohledech tou nejdůležitější částí celého cyklu:
zahrnuje identifikaci problému, plánování projektu a zajištění financování.
Platí, že dobře připravený projekt má daleko větší šanci na úspěch. Problémy,
které vyvstanou v této části a nejsou dořešeny, se zaručeně v průběhu realizace projeví ještě silněji.I když se může zdát, že na přípravu projektu máte dost času, jedná se o časově velice náročnou fázi a může Vám zabrat až půl roku. Vzhledem k pevnému datu podávání žádostí je lepší nechat si větší časový prostor. Samotné psaní projektu, respektive vyplňování přihlášky a shánění potřebných potvrzení a dokladů obvykle trvá jeden měsíc.
Pokud jste si jistí svým projektovým záměrem a znalostí cílové skupiny, zkuste se zamyslet
nad prostředím, ve kterém se bude projekt realizovat. Důležité je začít hledat
vhodné partnery včas, aby se mohli účastnit přípravné fáze a aby měli přesně určenou svou roli v projektu. Popis zapojení a podíl partnera na realizaci je nutné uvést v přihlášce. Kromě partnerů je třeba myslet na zainteresované skupiny. Jistě existují instituce, jednotlivci a skupiny lidí, které se projektu přímo neúčastní, ale přesto je projekt ovlivní (pozitivně či negativně). Zkuste zvážit jejich vliv a situaci, případně jejich účast v projektu. Zamezíte mnohým rizikům.
V této fázi již můžete sestavit logický rámec projektu. I když ho přihláška do ESF přímo nevyžaduje, pomůže Vám utřídit si myšlenky a prezentovat stručné záměry projektu. Při tvorbě logického rámce je potřeba osvojit si a začít používat požadované termíny.
Do fáze příprav spadá i budování projektového týmu. Základem úspěšné realizace je mít předem určený, kvalitní projektový tým v čele s vedoucím projektu a manažerem. Téměř nutností pro větší projekty je vlastní účetní a několik asistentek. Práce v projektu znamená pro pracovníky ve školství nadúvazek. Další proměnnou jsou tedy lidské zdroje a jejich čas.
Při přípravě projektového týmu nezapomeňte na administrativní a účetní stránku projektu. Monitorovací a hodnotící zprávy mají své náležitosti a budete je muset zpracovávat již v průběhu projektu. Účetnictví je nutné vést odděleně a týkají se jej i pravidelné monitorovací zprávy. Celková administrativa v projektu obvykle tvoří až třetinu nákladů a času.
Rozvržením aktivit projektu do časové řady vznikne harmonogram projektu (časový plán). Dostatečnou pozornost věnujte propočtu délky trvání projektu. Obzvláště mnohé administrativní úkony trvají déle, než by se mohlo na první pohled zdát. Na harmonogram navazuje konstrukce finančního plánu a rozpočtu pro­jektu. Protože projekty ze své podstaty zahrnují určité riziko, je dobré s ním počítat a naplánovat rezervy časové a finanční.
Každý projekt by měl obsahovat systém hodnocení jednotlivých aktivit, bloků aktivit a celého projektu. Hodnocení prováděné průběžně může včas odhalit problémy a napomoci s jejich řešením. Hodnocení by mělo být prováděno z vnitřku i z vnějšku projektu.
Náklady projektu vznikají přirozeně již při jeho přípravách. Oprávněné náklady projektu - náklady, na které dostanete příspěvek - vznikají až po podepsání smlouvy o realizaci projektu. Veškerá pomoc z ESF bude proplácena zpětně, proto je nutné zajistit si rezervy na počátek realizace projektu. 

REALIZACE

Při realizaci projektu jsou pro příjemce pomoci závazné náležitosti popsané ve smlouvě a další pravidla ze strany EU nebo ČR (příručka pro příjemce grantu, manuál atd.) Vyskytnou-li se nějaké potíže, vždy o nich lze jednat, případně zažádat příslušnou instituci o změnu ve smlouvě. 

UZAVŘENÍ PROJEKTU

Uzavření projektu je doba po skončení samotné realizace. I když je projekt úspěšně dokončen, čeká Vás ještě sepsání závěrečných zpráv a uzavření účetnictví. Součástí každého projektu je obsahový i finanční audit. Tato fáze obvykle trvá jeden měsíc a je poměrně finančně náročná. Udržitelnost a dopady projektu se posuzují ještě půl roku po skončení projektu. Vaší povinností bude uchovat pro případnou zpětnou kontrolu finanční doklady a záznamy o výstupech projektu plných pět let po jeho uzavření.