Zavedení systému ISO 9001:2008 ve vzdělávací instituci

Příklad dobré praxe ; téma: Řízení školy, tvorba ŠVP

Autorka: RNDr. Hana Kozáčková

Škola: Střední průmyslová škola chemická, Brno, Vranovská 65

 

Klíčová slova

ISO 9001:2008, ČSN EN ISO 9001:2009, certifikát ISO, kvalita, řízení kvality, školský management, politika kvality, procesní přístup, audit, konkurenceschopnost na vzdělávacím trhu.

 

Stručná anotace

Příkladem dobré praxe je snaha o zajištění kvality vzdělávání. Propracovaný systém managementu kvality nabízí soubor mezinárodně uznávaných norem pro kvalitu řízení, zejména ISO 9001:2008. ISO normy jsou zcela běžné v hospodářské oblasti. Je však možné je uplatnit i v oblasti vzdělávání.

 

Kontext

Systém řízení kvality je zavedený ve škole a pomáhá jí zlepšit organizaci práce, zefektivnit metody řízení, správu dokumentace a celkově tak zvýšit spokojenost žáků a zaměstnanců školy. Pokud škola získá certifikát ISO, dokladuje to, že její systém řízení byl prověřen auditorem, tj. nezávislým certifikačním orgánem.

Východiska pro zavedení norem ISO nejsou stanovena, avšak časová náročnost předcertifikační přípravy je cca jeden školní rok.

 

Cíle

Cílem zavedení ISO 9001 v instituci je zvýhodnit školu v konkurenci na vzdělávacím trhu a zvýšit její důvěryhodnost a spolehlivost školy v očích zákazníků.

Mezi dílčí cíle patří:

  1. Zvýšení konkurenceschopnosti
  2. Image školy
  3. Prezentace školy i v rámci EU
  4. Efektivní fungování školy
  5. Schopnost školy plnit
  6. Připravenost školy na Českou školní inspekci
  1. požadavky zákazníků
  2. požadavky legislativních předpisů
  3. vlastní požadavky organizace
  1. kritéria hodnocení škol pro inspekční činnost podle § 174 zákona č. 561/2004 Sb. (školský zákon)
  2. vlastní hodnocení (autoevaluace) školy podle § 12 zákona č. 561/2004 Sb. (školský zákon)


Realizace

Před vlastní realizací stanoví ředitel školy politiku a cíle jakosti. Z těchto požadavků pak vychází konkrétní kroky při zavádění systému řízení kvality do praxe školy.

 

Specifika školského managementu

Zavádění systému řízení kvality do oblasti školství je spjato se značnými komplikacemi, jejichž příčinami mohou být:

-          spjatost problematiky managementu kvality pouze s procesy technického měření a zkoušení výrobků a s tím spojené nepochopení pravých funkcí managementu kvality ve škole;

-          výběr představitelů vedení škol na základě pedagogické způsobilosti, a ne podle manažerských schopností, přestože jsou tyto funkce především funkcemi manažerskými;

-          minimální rozsah školení vedoucích pracovníků v manažerských technikách a přístupech;

-          neznalost svého zákazníka ze strany naprosté většiny pracovníků škol.

Nesmíme zapomenout, že systém ISO norem byl původně určen pro management firem z výrobní sféry. Při zavádění systému ISO do škol ovšem není možné plně využít zkušeností se zaváděním tohoto systému v podnikatelské sféře, neboť je zde poměrně dlouhá doba realizace produktu (na základní škole 9 let, na střední škole 4 roky a na vysoké škole se zahrnutím doktorandského studia až 8 let) a také specifický postoj pedagogických pracovníků. Slabinou systému je to, že jeho metodami se zajišťují krátkodobě fungující procesy (vzdělávání je ovšem vždy procesem dlouhodobým). Ve své podstatě ISO normy preferují sledování procesů před výsledky, což může představovat jistý problém.

Tuto specifičnost vzdělávacího procesu si uvědomovala i Mezinárodní organizace pro normalizaci, která vydala normu ISO/IWA 2:2007 Systémy managementu kvality – Směrnice pro aplikaci ISO 9001:2000 ve vzdělávání. Směrnice pro aplikaci ISO 9001:2008 ve vzdělávání se v době vydání tohoto textu zpracovává, nelze však očekávat žádné radikální změny.

Tato mezinárodní dohoda vychází z několikaleté zkušenosti s uplatňováním mezinárodní normy ISO 9001 a jejím cílem je poskytnout organizacím, které nabízejí vzdělávací produkty, návod pro zavedení efektivního systému managementu kvality splňující požadavky ISO 9001:2008. Systém managementu kvality má být podle této mezinárodní dohody co nejjednodušší a má dobře pracovat a zároveň má být dostatečně komplexní, aby dosahoval cílů kvality vzdělávací organizace. Je zde maximálně zdůrazňován tzv. procesní přístup.

 

Procesní přístup ve vzdělávacích organizacích obecně předpokládá:

-          strategický proces k určení role vzdělávací organizace v sociologickém prostředí;

-          zabezpečení vzdělávací schopnosti poskytovatelů výuky;

-          udržování pracovního prostředí;

-          vypracování, přezkoumání a aktualizování studijních plánů;

-          výběr a přijímání uchazečů;

-          následné vzdělávání a hodnocení studentů;

-          v případě středních a vysokých škol konečné zhodnocení, které má poskytnout studentům maturitní vysvědčení či akademickou hodnost nebo certifikát odborné způsobilosti;

-          pomocné služby pro výukový proces prováděný k uspokojivému dokončení studijního plánu a podporu studentů, dokud nedosáhnou úspěšného ukončení studia;

-          interní a externí komunikaci.

 

Další specifičností v oblasti školství je relativní nedostatek zkušeností auditorů působících na našem trhu s implementací systému managementu kvality v tomto odvětví, což je třeba zohlednit při volbě poradenské společnosti resp. certifikačního orgánu.

 

Systém managementu kvality

Uvádí všeobecné požadavky na systém managementu kvality a požadavky na dokumentaci; popisuje příručku kvality, charakterizuje řízení dokumentů a řízení záznamů.

Mezi všeobecné požadavky patří povinnost organizace vytvořit, dokumentovat, uplatňovat a udržovat systém managementu kvality a neustále zlepšovat jeho efektivnost. To zahrnuje zejména:

-          identifikovat procesy;

-          stanovit jejich posloupnost a vzájemné vazby;

-          určovat kritéria a metody potřebné pro efektivní fungování a řízení těchto procesů;

-          zajišťovat dostupnost zdrojů a informací nezbytných pro podporu těchto procesů;

-          monitorovat, měřit a analyzovat tyto procesy;

-          uplatňovat opatření nezbytná pro dosažení plánovaných výsledků a neustálé zlepšování těchto procesů.

 

Příklady procesů ve vzdělávací organizaci:

  • procesy řízení;
  • procesy zajišťování zdrojů;
  • procesy realizace služeb;
  • monitorování, analýza zlepšení.

Organizace identifikovala procesy, kterými se zabezpečuje činnost systému řízení kvality. Tyto procesy z důvodu přehlednosti setřídila do 4 skupin dle struktury normy ČSN EN ISO 9001:2009. Jedná se o následující skupiny:

Procesy zajišťování zdrojů P /Plan

Procesy realizace služeb D /Do

Procesy monitorování, analýzy a zlepšování C /Check

Procesy činností řízení A /Act

 

Uvedené skupiny procesů vytváří standardní cyklus PDCA pro systém kvality organizace (Naplánuj – Proveď – Kontroluj – Jednej).

V rámci jednotlivých skupin procesů jsou stanovené tyto procesy zabezpečující správnou funkci systému kvality.

Požadavky na dokumentaci stanoví, co vše musí zahrnovat dokumentace systému kvality. Jedná se o:

  • politiku kvality a cíle kvality;
  • příručku kvality;
  • dokumentované postupy vyžadované touto normou (řízení dokumentů, řízení záznamů, interní audit, řízení neshodného produktu, opatření k nápravě, preventivní opatření);
  • dokumenty, které organizace ke své činnosti potřebuje;
  • záznamy požadované touto normou.

Zvláštní a důležité postavení v rámci dokumentace mají příručka kvality, řízení dokumentů a řízení záznamů.

Příručka kvality vymezuje předmět systému kvality včetně podrobností o vyloučení určitých požadavků a jejich zdůvodnění. Dokumentuje postupy a vzájemné vazby mezi procesy v systému.

Řízení dokumentů představuje dokumentovaný postup pro schvalování dokumentů před jejich vydáním z hlediska přiměřenosti, přezkoumání a opakovaného schválení. Zajišťuje, že změny a aktuální stav revize dokumentů jsou identifikované, platné verze jsou dostupné na místech, kde se používají. Externí dokumenty jsou identifikované a jejich distribuce je řízená.

Pravidla pro řízení dokumentace mohou být stanovena v příslušných pracovních postupech.

V organizaci jsou platné zásady spisového a skartačního řádu (včetně archivačních zásad) a vzory razítek a podpisů. U dokumentační služby je evidována došlá a odeslaná pošta. Rámcové smlouvy jsou evidovány u ekonomky školy.

 

Řízení dokumentů stanoví postup a kompetence pro následující činnosti:

-          vypracování

-          kontrolu (ověřování) a schvalování

-          vydávání, distribuci

-          evidenci, archivaci, vyhledávání

-          provádění změn

-          stažení a skartaci dokumentů

 

Záznamy o kvalitě musí být stanoveny a udržovány čitelné, snadno identifikovatelné a dohledatelné.

 

Zavedení systému do praxe školy

Uspět v náročných tuzemských evropských a světových podmínkách znamená pro manažery škol znát a neustále plnit požadavky na kvalitu zákazníka (žáci, rodiče, zaměstnavatelé, zaměstnanci, veřejnost atd.), požadavků zákonných a svých vlastních. V posledních letech také neustále roste zájem o zvyšování kvality služeb. Se vstupem ČR do EU se tento zájem o zvyšování kvality dostává na přední místa v žebříčku hodnocení organizací. Právě kvalita se stává konkurenčním nástrojem i u výchovně vzdělávacích organizací. Úspěšné vedení a fungování výchovně vzdělávací organizace vyžaduje, aby byla řízena systematickým a jasným způsobem. Kvalitní řízení se projeví i v úrovni výuky. Úzce souvisí s image školy, prezentací školy i v rámci EU, efektivním fungováním školy, schopností školy plnit požadavky zákazníků, požadavky předpisů a vlastní požadavky organizace.

Postup pro zavedení systému řízení kvality podle ČSN EN ISO 9001:2009

  1. Rozhodnutí ředitele školy;
  2. Ředitel školy jmenuje manažera kvality;
  3. Manažer kvality je vyškolen na seminářích certifikační společnosti a konzultacemi s poradenskou firmou;
  4. Změna organizačního schématu školy;
  5. Výběr školního týmu;
  6. Technické vybavení manažera kvality;
  7. Zjištění aktuálního stavu systému řízení výchovně vzdělávací organizace a určení rozdílů mezi systémem řízení a požadavky normy pomocí vlastních pověřených zaměstnanců a externí konzultační společnosti;
  8. Vytvoření plánu odstraňování neshod, určení odpovědnosti a stanovení časového harmonogramu pro realizaci jednotlivých opatření;
  9. Realizování opatření podle tohoto plánu;
  10. Tvorba dokumentů k jednotlivým procesům, činnostem:
  1. příručka kvality, politika kvality, cíle kvality,
  2. dokumentované postupy požadované normou, řízení neshod, řízení dokumentace,
  3. dokumenty, které organizace potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů – směrnice,
  4. záznamy požadované normou;
  1. Předaudit poradenskou společností;
  2. Certifikační audit přezkoumá požadavky na dokumentaci, řízení dokumentů a záznamů, odpovědnost managementu, politiku kvality, cíle kvality, komunikaci, personalistiku, infrastrukturu, pracovní prostředí, plánování realizace produktů, procesy týkající se zákazníka, nakupování, poskytování služeb, měření, analýzu a zlepšování, plán vnitřních auditů;

V případě kladného nálezu auditu (shoda) následuje:

  1. Vydání certifikátu;
  2. Interní audity a dozorový audit.

Vnitřní postupy řízení a organizace školy

Škola je příspěvkovou organizací zřizovanou krajem s právní subjektivitou. Ve škole je zaveden třístupňový systém řízení:

První stupeň tvoří ředitel školy, který řídí zástupce. Řediteli přímo podléhá hospodářka školy a manažer kvality.

Druhý stupeň tvoří zástupci ředitele:

  • zástupce ředitele pro pedagogickou oblast řídí práci pedagogických pracovníků a má na starosti vše, co souvisí s pedagogickou činností;
  • zástupce ředitele pro organizační oblast řídí práci nepedagogických pracovníků, má na starosti údržbu a rozvoj školy, její vybavení, spolupráci se sociálními partnery školy, marketing.

Třetí stupeň tvoří vedení sekcí:

  • Sekce I – přírodovědné předměty;
  • Sekce II – humanitní předměty.

 

Všechny záležitosti jsou projednávány na poradách vedení, kde se stanoví cíle a jejich kvantifikace.

 

Přínos pro školu

Zavedení systému ISO zlepšilo znalosti v oblasti řízení kvality podle norem ISO v celém procesu uspokojování potřeb a představ zákazníků. Zvýšila se úspěšnost v poskytování vzdělávací služby. Zlepšily se komunikační dovednosti. Vytvořilo se otevřené, demokratické, bezpečné a etické prostředí. Zavedení systému vneslo modernizaci a management změn, efektivitu, zajištění dosahování cílů, fungování organizace v oblasti legislativy, právního a předpisového rámce a shodu s nimi, kompatibilitu systému managementu kvality s praxí v zemích EU.

Přínos správně vybudovaného systému kvality výrazně zvýší konkurenceschopnost výchovně vzdělávací organizace, důvěryhodnost a její spolehlivost v očích zákazníků.

 

Závěry certifikačního orgánu

Co systém managementu kvality škole přináší?

  • systémový přístup v oblasti managementu na všech stupních;
  • účinné nástroje řízení;
  • účinné kontrolní mechanismy a metody monitorování;
  • institut pravidelných interních auditů kvality;
  • smyčku PDCA, která znamená dobré plánování, monitorování a z toho plynoucí zlepšování;
  • osm zásad managementu, mezi které patří například zaměření na zákazníka, vedení zaměstnanců, procesní přístup při řízení organizace, vzájemně prospěšné dodavatelské vztahy, rozhodování na základě faktů, neustálé zlepšování;
  • systém kvality jako organickou součást systému řízení.

Výše uvedené přednosti znamenají, že škola poskytuje služby spolehlivě, stabilně v dobré úrovni kvality a má vytvořeny veškeré předpoklady k dalšímu zlepšování efektivnosti systému kvality a tím i systému řízení.

 

Výsledky

Systém řízení kvality zavedený podle popsaného příkladu dobré praxe zajistil soulad školy se všemi požadavky normy, škola získala certifikát. Hodnocení účinnosti probíhá pravidelně v rámci interních a dozorových auditů.

 

Nutné pomůcky a prostředky

Základním předpokladem je vybavení školy výpočetní technikou s intranetovou sítí a zajištění dostupnosti serveru „iso“ všem zaměstnancům.

 

Použitá literatura a zdroje

ČSN EN ISO 9001:2009, směrnice IWA 2:2007